4 1 | R A P P O R T A N N U E L S U R L A D U R A B I L I T É D E 2 0 2 4 TABLE DES MATIÈRES À PROPOS DU RAPPORT STRATÉGIE DE DURABILITÉ GOUVERNANCE DURABLE PROSPÉRITÉ PLANÈTE PERSONNES ANNEXES Conflits d’intérêts Les deux codes de déontologie abordent la question des conflits d’intérêts potentiels et exigent que tous les administrateurs, membres de la haute direction et membres du personnel évitent les situations qui peuvent donner lieu à de tels conflits. Dans le cas où un administrateur, un membre de la haute direction ou un membre du personnel se trouve dans une situation de conflit d’intérêts potentiel, les codes prévoient qu’il doit communiquer la nature et l’étendue de son intérêt par écrit ou demander que cette information soit consignée au procès-verbal de la réunion. En cas de conflit d’intérêts lors d’une réunion du conseil, la personne quittera la réunion lorsque la question sera abordée et, dans le cas d’un administrateur, il s’abstiendra de participer à toute décision ou action. Le comité de gouvernance et de surveillance réglementaire est chargé de surveiller et de contrôler la conformité aux deux codes et d’autoriser toute dérogation accordée à un administrateur ou à un dirigeant à l’égard du code pertinent. Le comité mène également une enquête sur tout manquement au code de déontologie du conseil qui est signalé et veille à la prise de mesures appropriées, notamment des mesures correctives et des mesures préventives. Tout administrateur qui enfreint le code de déontologie du conseil fera l’objet d’une mesure disciplinaire adaptée aux circonstances. Par ailleurs, les administrateurs et les membres de la haute direction remplissent des questionnaires annuels et doivent communiquer tout conflit d’intérêts réel ou potentiel ou toute opération avec une personne apparentée. Ces questionnaires aident TMX à repérer et à surveiller les conflits potentiels ou les possibles opérations avec une personne apparentée. Le conseil prend des mesures appropriées pour assurer l’exercice d’un jugement indépendant au moment de l’examen des opérations et des contrats dans lesquels un administrateur ou un membre de la haute direction pourrait avoir un intérêt important. En 2024, ni le conseil, ni le chef de la direction, ni l’équipe de la haute direction n’ont déclaré d’opérations avec des personnes apparentées ou de conflits d’intérêts importants. À l’occasion, des administrateurs se retirent des délibérations et des approbations, même lorsque leur intérêt n’est pas important (ou que l’opération ou le contrat n’est pas important), afin d’éviter ne serait-ce que la perception d’un conflit d’intérêts. Surveillance de la conformité Le conseil veille à la conformité aux codes de déontologie par l’intermédiaire de trois de ses comités permanents : Le comité de gouvernance et de surveillance réglementaire : i) s’assure du respect par les administrateurs et les membres de la haute direction du code de déontologie du conseil et du code de déontologie du personnel; ii) examine les infractions signalées et formule des recommandations de mesures disciplinaires au conseil; iii) examine et approuve les demandes de dispense de conformité au code de déontologie du conseil et au code de déontologie du personnel, si de telles demandes sont faites; iv) examine le code de déontologie du conseil une fois l’an; v) supervise les politiques et procédures en matière de conflits d’intérêts liées à nos ordonnances et décisions de reconnaissance; et vi) examine les signalements d’allégations de manquements à l’éthique reçus par l’intermédiaire de la ligne téléphonique de dénonciation (autres que les plaintes soumises au comité des finances et de l’audit, comme décrit ci-après à la section « Signalement des manquements ») ou d’autres moyens liés à nos ordonnances de reconnaissance. Le comité des ressources humaines : i) s’assure du respect du code de déontologie du personnel; et ii) examine le code de déontologie du personnel une fois l’an. Le comité d’audit examine les plaintes reçues au sujet de la comptabilité, des contrôles internes ou des questions d’audit.
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